Rechnungsverarbeitung in SAP

Bildquellenangabe: Petra Bork  / pixelio.de

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Was Zeit spart, spart auch Geld. Das trifft auf jeden Fall auf alle Arbeitsgänge in einem Unternehmen zu, die häufig vorkommen. Viel Arbeit und Zeit fällt in jedem Unternehmen durch die Rechnungsverarbeitung an. Mit SAP lässt sich hier viel Zeit einsparen, denn die elektronische Rechnungsverarbeitung von SAP optimiert diese Vorgänge. Das spart Zeit bei der Rechnungsverarbeitung und auf diese Weise natürlich jedem Unternehmen auch langfristig viel Geld.

 

So funktioniert die elektronische Rechnungsverarbeitung von SAP

Rechnungen verschiedener Belegart mit der Ausnahme von elektronischen Rechnungen werden im ersten Schritt auf der ersten Seite mit einem Barcode versehen. Danach werden diese Belege eingescannt und anschließend zur Massenverarbeitung weitergegeben. Der Posteingangsverarbeiter übernimmt den nächsten Arbeitsschritt, indem er die Belege separiert, eine Texterkennung durchführt und die Belege mit den Stammdaten vergleicht. Danach werden die Belege an den nächsten Sachbearbeiter weitergegeben. Danach werden die Workflows gestartet, die einzelnen Mitarbeiter erhalten ihre Aufgaben und die Rechnungsbelege werden separiert im Archiv abgelegt. Danach können die benachrichtigen Mitarbeiter die einzelnen Nachrichten öffnen und bearbeiten, was die Bearbeitung von Kommentaren, Freigaben oder Kontierungsinformationen betrifft. Der erste Schritt der Bearbeitung kann z. B. eine Validierung sein. Danach wird die Rechnung wieder via Workflow zur Bearbeitung an den nächsten Sachbearbeiter weitergeleitet. Je nach Rechnungsart folgen dann weitere Bearbeitungsschritte. Dabei kann es sich um eine Unterschriftenregelung oder auch eine Freigabe handeln. Wenn in weiteren Schritten sachliche Prüfungen oder die finanzielle Freigabe erfolgt sind, können die Rechnungsbelege wieder via Workflow zur endgültigen Verbuchung weitergegeben werden. Als zusätzliche Features sind noch Historie und Rechnungscockpit zu nennen.

Rechnungsdaten automatisch abgleichen

Bildquelle: Cornelia Menichelli_pixelio.de

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Rechnungen durchbuchen – wie geht das? Durch Inanspruchnahme einer Plattform, die Daten der Bestellung und des Wareneingangs mit denen der Rechnung automatisch abgleicht. Oventis will eine solche Plattform in Zusammenarbeit mit Itella Information demnächst zur Verfügung stellen. Wer sich ihrer bedient, kann zum Beispiel Skonti voll ausschöpfen, was bislang nur selten geschieht.

Verbesserungspotenziale sind vorhanden

Die Optimierung der Rechnungslogistik ist überfällig, mehrtägige Bearbeitungszeiten sind einfach nicht mehr zeitgemäß. Der unmittelbare Abgleich der Rechnungsdaten soll solcherart Verschwendung nunmehr vorbeugen, eine neue Schnittstelle in der Beschaffungssoftware macht es möglich. Vor Jahren schon hatte sich herausgestellt, dass von Lieferanten eingeräumte Möglichkeiten der Skontierung einfach auf der Strecke bleiben, erst jetzt zeichnet sich eine technische Lösung für dieses Problem ab. Der Grund dafür war die zögerliche Verarbeitung der Rechnungsdaten, mithilfe der modernen Rechnungslogistik können fortan andere Wege beschritten werden – Wege, die zu mehr Effizienz und einem Kostenvorteil führen, der auf der Hand liegt.

Übergabe an das ERP-System

Was bestellt worden ist, wird unverzüglich abgerechnet, Buchungsdaten werden automatisch weitergeleitet, und zwar direkt an das ERP-System und auch an das Archiv, sofern das gewünscht wird. Für die Bearbeitung der Rechnungseingänge bedeutet dies eine Kostenersparnis, die deutlich mehr als zwei Drittel beträgt, was sich bei der Veranschlagung der Prozesskosten deutlich bemerkbar machen dürfte. Innerhalb weniger Stunden kann erledigt sein, was heute noch vielerorts Tage in Anspruch nimmt. Durch die vereinfachte Dateneingabe werden Fehlbuchungen und vermehrter Aufwand vermieden.

Rechnungseingang optimieren

Jeder Firmeninhaber, jeder Unternehmer muss seine Geschäftsprozesse optimieren, um zeitsparend zu arbeiten und damit leistungsfähig zu bleiben. Viele Betriebsabläufe werden oft vernachlässigt, dazu gehört auch die Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung. Der Rechnungseingang wird immer noch stiefmütterlich behandelt, SAP bietet zwar sehr gute Funktionen in der Buchhaltung, doch auch hier kann eine Optimierung stattfinden.

 

Die Betriebskosten minimieren

Viele Firmen, vor allem kleinere Betriebe, arbeiten trotz SAP-Einsatz immer noch traditionell mit der manuellen Eingabe beim Rechnungseingang. Dadurch wird eine Optimierung in der Finanzbuchhaltung verhindert, doppelte Rechnungen und das Ausbleiben von Skonti sind die Folge. Die Eingabe automatisierter Lieferantenrechnungen, sowie die Verarbeitung von Ausgangsrechnungen hat für die Qualitätssicherung entscheidende Bedeutung. Der Bearbeitungsstatus wird durch eine effektive Automatisierung verkürzt, Arbeitsabläufe werden reduziert und Eingabefehler werden verringert. Kunden die SAP nutzen, können mit einer elektronischen Dokumentenverwaltung Geschäftsprozesse optimieren.

 

Der gesamte Prozess der Automatisierung

Die Automatisierung des gesamten Rechnungseingangsprozesses umfasst vier Schritte. Im ersten Schritt steht die Erfassung der eingehenden Rechnungen, im zweiten Schritt steht die Benachrichtigung, dann erfolgt die Validierung und zum Schluss werden die entsprechenden Daten in das SAP-System übertragen. Durch diesen Prozess werden zahlreiche Fehler behoben und ausgeschlossen, zahlreiche Beispiele sind jedem Betrieb/jedem Unternehmer bekannt. Die häufigsten Fehler im Finanz- und Rechnungswesen sind:

  • Anfragen von Lieferanten können nicht beantwortet werden.
  • Rechnungen werden mehrmals bezahlt.
  • Skonti wird nicht genutzt.
  • Barbestände werden falsch prognostiziert.
  • die Produktivität muss gesteigert werden
  • der Verzug von Zahlungen muss reduziert werden
  • Anfragen von Lieferanten müssen sofort und unverzüglich bearbeitet werden.

 

Fazit:

Für Unternehmen gleich welcher Art, die ihre Geschäftsprozesse optimieren möchten, kann die Automatisierung des Rechnungseingangs zu einem deutlich besseren Betriebsergebnis führen. Bestimmte Betriebsabläufe müssen optimiert werden, um die Rentabilität zu steigern, damit bleibt das Unternehmen wettbewerbsfähig.