Rechnungsdaten automatisch abgleichen

Bildquelle: Cornelia Menichelli_pixelio.de

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Rechnungen durchbuchen – wie geht das? Durch Inanspruchnahme einer Plattform, die Daten der Bestellung und des Wareneingangs mit denen der Rechnung automatisch abgleicht. Oventis will eine solche Plattform in Zusammenarbeit mit Itella Information demnächst zur Verfügung stellen. Wer sich ihrer bedient, kann zum Beispiel Skonti voll ausschöpfen, was bislang nur selten geschieht.

Verbesserungspotenziale sind vorhanden

Die Optimierung der Rechnungslogistik ist überfällig, mehrtägige Bearbeitungszeiten sind einfach nicht mehr zeitgemäß. Der unmittelbare Abgleich der Rechnungsdaten soll solcherart Verschwendung nunmehr vorbeugen, eine neue Schnittstelle in der Beschaffungssoftware macht es möglich. Vor Jahren schon hatte sich herausgestellt, dass von Lieferanten eingeräumte Möglichkeiten der Skontierung einfach auf der Strecke bleiben, erst jetzt zeichnet sich eine technische Lösung für dieses Problem ab. Der Grund dafür war die zögerliche Verarbeitung der Rechnungsdaten, mithilfe der modernen Rechnungslogistik können fortan andere Wege beschritten werden – Wege, die zu mehr Effizienz und einem Kostenvorteil führen, der auf der Hand liegt.

Übergabe an das ERP-System

Was bestellt worden ist, wird unverzüglich abgerechnet, Buchungsdaten werden automatisch weitergeleitet, und zwar direkt an das ERP-System und auch an das Archiv, sofern das gewünscht wird. Für die Bearbeitung der Rechnungseingänge bedeutet dies eine Kostenersparnis, die deutlich mehr als zwei Drittel beträgt, was sich bei der Veranschlagung der Prozesskosten deutlich bemerkbar machen dürfte. Innerhalb weniger Stunden kann erledigt sein, was heute noch vielerorts Tage in Anspruch nimmt. Durch die vereinfachte Dateneingabe werden Fehlbuchungen und vermehrter Aufwand vermieden. Warum es so lange gedauert hat, ein praktikables System zur Verfügung zu stellen, liegt in der Komplexität der technischen Voraussetzungen hierfür begründet. Benutzerfreundlichkeit und die Vereinfachung der Verarbeitung anfallender Daten sind zumeist dem Aufwand geschuldet, der in der Entwicklung der geeigneten Software steckt. Nachdem dies nun gelungen ist, sollte dieser Form der Arbeitserleichterung, die schnell zu größeren Erfolgen führen kann, nichts mehr im Wege stehen. Innovationen zahlen sich aus, wenn man sie für seine Zwecke nutzt.